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4.2.3.  Doppelte Buchführung und Bilanz

Sehr viel höher als bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden sind die Anforderungen an die Buchführung von Kaufleuten. Bei ihnen geht das Handelsgesetzbuch einfach davon aus, dass sie die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" gelernt oder wenigstens eine Fachkraft zur Verfügung haben, die sich damit auskennt.

Genau so sollte man es auch praktizieren: Wer bisher noch keine Ahnung von doppelter Buchführung hat, muss wissen, dass es viel, viel Zeit braucht, um sich dort einigermaßen zuverlässig einzuarbeiten. Zeit, die man vermutlich für den fachlichen Aufbau des Geschäfts besser einsetzen kann.

Als "kaufmännische" gilt die "doppelte Buchführung", die am Jahresende mit einer Bilanz abgeschlossen wird. Dazu sind verpflichtet

• alle Gewerbetreibenden,
• alle Kleingewerbetreibenden und Freiberufler, die sich freiwillig in das Handelsregister haben eintragen lassen oder sich freiwillig für die Bilanzierung entscheiden,
• alle GmbHs und AGs sowie alle Personengesellschaften, die in das Handelsregister eingetragen sind.

Da der Beginn der Buchführungspflicht für Kleingewerbetreibende nur vage definiert ist ("wenn das Unternehmen nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert"), kann man für den Hausgebrauch dieselbe Grenze ansetzen, von der an das Finanzamt die Vorlage einer Bilanz fordert. Das ist auch vernünftig. Denn wer mehr als 30.000 € Gewinn oder mehr als 500.000 € Umsatz im Jahr macht, muss für die zur Steuererklärung geforderte Bilanz ohnehin eine kaufmännische Buchführung machen.

Zu den Unterschieden zwischen Einnahmenüberschussrechnung und kaufmännischer Buchführung sei nur so viel gesagt:

• Die Einnahmenüberschussrechnung interessiert sich nur für die reinen Geldbewegungen. Einnahmen werden immer erst dann verbucht, wenn das Geld fließt – und nicht etwa, wenn die Leistung erbracht oder die Rechnung geschrieben wird. Die Web-Site, die im Jahre 2003 entwickelt, geliefert und in Rechnung gestellt, aber erst 2004 bezahlt wird, taucht damit in der Einnahmenüberschussrechnung des Jahres 2003 überhaupt nicht auf, sondern wird erst 2004 erfasst. Ebenso erscheinen Schulden – etwa für das auf Raten gekaufte neue Auto – hier erst in dem Augenblick, wo sie beglichen werden.
• Die kaufmännische Buchführung zeichnet dagegen die tatsächliche Wertentwicklung des Unternehmens nach. Im vorgenannten Fall würde die gelieferte Web-Site bereits im Jahr 2003 als Forderung (und damit als Erhöhung des Gewinns) verbucht – das Bilanzergebnis des Jahres 2004 wird dagegen durch die Bezahlung nicht mehr verändert. Auch ein Bankdarlehen wird hier vom ersten Tag an verbucht, während es in der Einnahmenüberschussrechnung lediglich mit den Zinsen auftaucht.
• Die Einnahmenüberschussrechnung kommt für Lieferungen und Leistungen mit einer einzigen Buchung aus: An dem Tag, an dem die Rechnung bezahlt wird, wird der Betrag als Einnahme verbucht. Fertig.
• Die doppelte Buchführung verbucht hingegen jeden Vorgang doppelt – genau genommen sogar vierfach: Zum Rechnungsdatum als Soll unter "Kundenforderung" und als Haben unter "Umsatz", am Tag der Bezahlung als Haben unter "Kundenforderung" und als Soll unter "Bank".

Nicht verstanden? Das geht den meisten so: Die kaufmännische Buchführung spiegelt zwar die tatsächliche Geschäftsentwicklung sehr viel genauer wieder als die Einnahmenüberschussrechnung. Sie hat jedoch einen gravierenden Nachteil: Sie ist mit dem gesunden Menschenverstand nicht zu verstehen. Sie zu erklären, würde den Rahmen dieses Ratgebers sprengen.

Wer sie irgendwo gelernt hat, kann selbst beurteilen, ob es sich für ihn lohnt, die Bücher selbst zu führen. Mit Programmen wie Lexware ist der Aufwand vertretbar. Auf der anderen Seite werden mit der Pflicht zur Buchführung aber auch die "Gestaltungsmöglichkeiten" in der Steuererklärung deutlich größer, so dass es sich auch unter diesem Aspekt empfehlen könnte, den ganzen Salat einem Fachmann zu übergeben.

Wer bisher von kaufmännischer Buchführung noch gar keine Ahnung hat, sollte da nicht lange überlegen.